Integritetspolicy

1. Vem ansvarar för uppgifterna?

SkogsLotsen är personuppgiftsansvarig och bestämmer varför och hur uppgifterna behandlas. Skogsnätet är webbplatsens namn. Kontakt för integritetsfrågor: info@skogsnatet.se.

SkogsLotsen är en enskild firma. Postadress: Banmästargatan 7, 175 34 Järfälla.

2. Vilka uppgifter samlar vi in?

• Skogsägare: namn, telefonnummer, e-postadress, kommun eller fastighetsuppgift och din beskrivning av arbetet.
• Entreprenörer: företagsnamn, telefonnummer, e-postadress och, om du väljer att ange det, verksamhetsområde och utrustning. Företagsuppgifter kan vara personuppgifter, exempelvis för en enskild firma eller kontaktperson.
• Kostnadsförfrågningar: namn, telefonnummer, e-postadress, plats, önskad tidpunkt och meddelande samt kalkylens uppgifter om tjänst, hektar, svårighetsgrad, tillgänglighet, riktpris och uppskattat intervall. Enbart en beräkning sparas inte som ett ärende; uppgifterna sparas när du skickar en kostnadsförfrågan.
• Registrering: tidpunkt och ett unikt ärende-ID som hjälper oss att undvika dubbla inskick.
• Uppföljning: administratörer kan komplettera ärendet med status, anteckningar, nästa åtgärd och uppföljningsdatum. Entreprenörers senaste förnyelse registreras också.

Obligatoriska uppgifter behövs för att förstå ärendet och kunna återkomma. Om du inte lämnar dem kan formuläret inte skickas. Område och utrustning i entreprenörsformuläret är valfritt. Skriv inte personnummer, hälsouppgifter eller andra känsliga uppgifter i fritextfälten.

3. Varför behandlas uppgifterna och med vilket stöd?

Vi använder uppgifterna för att kontakta dig, förstå ditt behov, bedöma ett uppdrag och förbereda ett eventuellt samarbete. Uppgifterna används inte för nyhetsbrev eller orelaterad reklam.

När du själv är möjlig avtalspart och ber oss förbereda ett uppdrag är den rättsliga grunden åtgärder inför avtal på din begäran (artikel 6.1 b GDPR). När du företräder ett företag eller när vi bedömer en intresseanmälan utan ett konkret avtal används berättigat intresse (artikel 6.1 f): vårt intresse av att besvara relevanta kontakter och bedöma möjliga samarbeten. Endast uppgifter som behövs för detta ska användas. Du har rätt att invända mot behandling som grundas på berättigat intresse.

Att skicka formuläret är inte ett samtycke till marknadsföring. Inga beslut med rättsliga eller motsvarande betydande följder fattas enbart genom automatiserad behandling av dessa formulär.

4. Vem får tillgång till uppgifterna?

Förfrågningar lagras i Lovable Cloud. Endast inloggade användare med administratörsbehörighet hos Skogsnätet får läsa och uppdatera dem i portalen. Att skapa ett konto ger inte i sig tillgång. Leverantörer för drift, lagring och support kan behandla uppgifterna för att tillhandahålla tjänsterna. Förfrågningarna publiceras inte på webbplatsen.

Databasen med ärendeuppgifter finns i London, Storbritannien. EU-kommissionen har beslutat att Storbritannien har en adekvat skyddsnivå, vilket gör överföringen tillåten enligt GDPR.

Leverantörens information finns på Lovables säkerhetssida, i personuppgiftsbiträdesavtalet och i förteckningen över underleverantörer.

Om du vill gå vidare med ett skogsuppdrag kan nödvändiga uppgifter om arbetet och fastigheten behöva lämnas till en relevant entreprenör. Vi ska först tydliggöra med dig vilka uppgifter som behövs och vem som får dem. Formuläret skickar inte automatiskt dina uppgifter till entreprenörer. Uppgifter kan också behöva lämnas till en myndighet om lag kräver det.

När en kostnadsförfrågan skickas försöker tjänsten också skicka en e-postavisering med kontaktuppgifter, meddelande och kalkyl till info@skogsnatet.se via Lovable Email. Din e-postadress används som svarsadress. Ett leveransfel hindrar inte att ärendet sparas. De två andra formulären sparar ärendet utan motsvarande e-postavisering.

Uppgifter säljs inte. Om en leverantör behandlar personuppgifter i andra länder utanför EU/EES sker det med stöd av GDPR:s överföringsregler, exempelvis standardavtalsklausuler. Kontakta oss för information om tillämpliga skydd.

5. Hur länge sparas uppgifterna?

Förfrågningar från skogsägare och kostnadsförfrågningar omfattas av en 12-månadersgräns från mottagandet, även om de har avslutats eller fortfarande följs upp. Entreprenörers intresseanmälningar omfattas av 12 månader från mottagandet eller senaste förnyelsen. Förnyelsen startar en ny 12-månadersperiod. Uppgifter ska tas bort tidigare när de inte längre behövs.

Ärenden i databasen gallras genom en schemalagd nattlig radering när tidsgränsen passerats. E-postaviseringar och exporter raderas manuellt enligt samma gräns. Uppgifter kan finnas kvar en begränsad tid i leverantörens säkerhetskopior innan de skrivs över.

6. Frivillig AI-hjälp

AI-sammanfattningen skickar endast den beskrivning du väljer att sammanfatta till Lovable AI Gateway, som använder en modell från OpenAI (för närvarande GPT-6 Astra). Namn, telefon och e-post från formulärets separata kontaktfält följer inte med denna begäran. Personuppgifter du själv skriver i beskrivningen följer däremot med. AI ger en svensk sammanfattning och följdfrågor; svar du lägger till skickas med ärendets beskrivning om du sedan lämnar förfrågan.

Frågeassistenten skickar din fråga och de senaste meddelandena i den aktuella konversationen, högst 12 meddelanden per begäran, till samma gateway och modell för att ge svar. Konversationen finns i sidans tillfälliga minne och sparas inte i appens ärenderegister eller som en chatthistorik i webbläsarens lagring.

Vi begär att svaren inte sparas av AI-tjänsten. Leverantörerna kan ändå föra tekniska loggar för drift och säkerhet.

AI är frivilligt och kan hoppas över utan att hindra en förfrågan. När personuppgifter behandlas är grunden berättigat intresse (artikel 6.1 f): att ge den hjälp du själv har efterfrågat och förtydliga ärendet. Att starta AI är inte ett separat GDPR-samtycke. AI-svar kan vara felaktiga och fattar inga beslut med rättsliga eller motsvarande betydande följder om dig. Skriv inte personnummer, känsliga uppgifter eller onödiga uppgifter om andra personer i AI-fälten.

7. Konton och portalinloggning

Vid registrering och inloggning behandlar Lovable Clouds inloggningstjänst e-postadress och lösenord samt användar-ID, kontots registrerings- och bekräftelseuppgifter och inloggningssession. Lösenord skickas till inloggningstjänsten och lagras inte i ärenderegistret. Administratörsbehörighet kontrolleras separat i databasen.

Inloggningsuppgifter för sessionen, bland annat åtkomst- och förnyelsetoken, sparas i webbläsarens lokala lagring så att du kan förbli inloggad. Detta används för inloggning, inte för reklam eller besöksanalys. Att logga ut avslutar sessionen men raderar inte kontot. Inloggningstjänsten kan även behandla tekniska uppgifter såsom IP-adress och säkerhetsloggar; deras exakta innehåll och lagringstider behöver bekräftas.

Ändamålet är att identifiera användaren, upprätthålla behörigheter och skydda de privata ärendena. Rättslig grund är berättigat intresse (artikel 6.1 f) av säker intern administration. Konton och behörigheter ska behållas bara så länge åtkomsten behövs; de omfattas inte av ärenderegistrets automatiska gallring. En fastställd rutin för avaktivering och radering av konton behöver bekräftas av SkogsLotsen.

8. Besöksstatistik och teknisk drift

Vi använder inte Google Analytics, Meta-pixel eller liknande verktyg. Webbplatsen använder Lovables inbyggda besöksstatistik, som mäter besök, sidvisningar, besökstid, hänvisande webbplats, land och enhetstyp. Statistiken använder inga kakor, sparar inget i din webbläsare och kopplar inte ihop separata besök. Ändamålet är att förstå och förbättra webbplatsen; grunden är berättigat intresse (artikel 6.1 f).

Typsnitt hämtas från Google Fonts och bilder och video från Lovables mediatjänster, vilket innebär att leverantörerna får tekniska uppgifter som IP-adress. Felrapporter kan skickas till Lovable. Syftet är säker och fungerande drift; grunden är berättigat intresse (artikel 6.1 f).

Lovables beskrivning finns i dokumentationen om besöksstatistik.

9. Dina rättigheter och hur du använder dem

• Begära information och tillgång till de personuppgifter som rör dig.
• Begära rättelse av felaktiga uppgifter samt radering eller begränsning av behandling när förutsättningarna är uppfyllda.
• Invända mot behandling som grundas på berättigat intresse.
• Begära dataportabilitet för uppgifter du själv lämnat, när behandlingen är automatiserad och grundas på avtal eller samtycke.

Rättigheterna är inte absoluta; exempelvis kan en rättslig skyldighet göra att vissa uppgifter måste behållas. Om behandling i framtiden grundas på samtycke kan du återkalla det utan att tidigare laglig behandling påverkas.

För att använda dina rättigheter, kontakta info@skogsnatet.se och ange vilken rättighet du vill använda. Skicka inte en kopia av en ID-handling i e-post.

Vi ska besvara en begäran utan onödigt dröjsmål och normalt inom en månad. Vid behov kan tiden förlängas med ytterligare två månader; du ska då få besked och en förklaring inom den första månaden. Vi kan behöva be om kompletterande uppgifter för att säkerställa att uppgifterna lämnas till rätt person.

Du kan alltid lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) om du anser att dina personuppgifter hanteras felaktigt.

10. Policyns omfattning och uppdateringar

Policyn beskriver de befintliga funktionerna ovan. Avtalshantering och fakturering är ännu inte utvecklade och omfattas inte av denna policy; deras behandling ska granskas och beskrivas när de införs. Det separata interna företags- och researchregistret har egen efterlevnadsdokumentation och ska inte förväxlas med entreprenörernas intresseanmälningar eller ärenderegistrets 12-månadersgallring. Denna sida ersätter inte individuell information enligt artikel 14 när personuppgifter samlas in från andra källor.

Vid ändringar uppdateras denna sida och datumet ovan.